Sonntag, 15. Februar 2015

Posteo als Google-Alternative für E-Mail, Kalender und Adressbuch ‒ ein einigermaßen ausführlicher Erfahrungsbericht

Da mich schon längere Zeit störte, dass mein Kalender bei Google lag (E-Mails schon sehr lange nicht mehr, das Adressbuch ohnehin nicht), habe ich mich neulich mal wieder nach Alternativen umgeschaut. Einen entsprechenden Dienst für mich selbst zu betreiben war bisher wegen des notwendigen Aufwands nicht in Betracht gekommen. Eine zufriedenstellende Alternative hatte ich aber eben auch nie gefunden. Neulich habe ich nun mal den Berliner Anbieter Posteo (der scheinbar auch im Freundeskreis bei dem einen oder anderen in Verwendung ist) ausprobiert, und dieser schaut nun nach der gesuchten Lösung aus. Im Folgenden will ich daher meine Erkenntnisse niederschreiben, da ich sicher nicht der Einzige bin, der seine privaten Daten der guten Funktionalität wegen bei Google o. Ä. liegen hat(te) und wegen des Daten-nicht-Schutzes in den USA diese Daten zumindest ins sicherere/weniger unsichere Deutschland holen möchte. Mein Fazit: Ich bin momentan sehr zufrieden mit Posteo, für 12 € im Jahr erhalte ich so ziemlich alles, was ich brauche. Da ich bisher in erster Linie mit dem Kalender von Google gearbeitet habe, findet an einigen Stellen ein Vergleich mit diesem statt. Außerdem wird auf die Zusammenarbeit mit externen Programmen, genauer Mozilla Thunderbird, eingegangen. Anmerkungen und Kritik werden gerne per Kommentar oder elektronischer Post entgegengenommen.

Allgemeines

Der Anbieter Posteo wurde (neben anderen Anbietern wie mailbox.org) nach den Snowden-Enthüllungen öfters in den Medien im Kontext der Frage nach "sicheren" E-Mail-Anbietern (Datensparsamkeit, Verschlüsselung) genannt (mehr bei Wikipedia). Nach der Registrierung kann man das Postfach zwei Wochen lang kostenlos bei eingeschränktem Funktionsumfang testen, um sich einen Eindruck zu verschaffen. Entscheidet man sich für den Anbieter, beträgt der Grundpreis 1 € pro Monat bei Vorkasse (mindestens 12 €). Bezahlmöglichkeiten sind hierbei Überweisung, Paypal/Kreditkarte und (anonyme) Barzahlung per Brief. Möchte man sein Postfach wieder kündigen, so gibt es in der Web-Oberfläche eine entsprechende Funktion (auch die Angabe eines Kündigungstermins ist möglich), das Restguthaben wird dann zurückerstattet.

Im Grundpreis enthalten sind 2 GB Speicherplatz (jedes zusätzliche GB 0,25 € pro Monat), zwei zusätzliche Aliasadressen sowie drei Kalender enthalten. Die Kundenbetreuung findet ausschließlich per E-Mail statt. Für die meisten wiederkehrenden technischen Fragen gibt es außerdem einen recht ausführlichen Hifebereich. Dieser enthält zum Beispiel auch Anleitungen zur Einrichtung verbreiteter Programme wie Thunderbird zum Zugriff auf die Posteo-Dienste und eine Umzugsanleitung für Gmail-Nutzer. Für eine Übersicht aller Leistungen/Besonderheiten von Posteo inklusive Bildschirmphotos sei auf die entsprechende Seite bei Posteo verwiesen.

E-Mail

Die Web-Oberfläche von Posteo basiert auf Roundcube mit verschiedenen Plugins, Zugriff von externen Programmen über SMTP und IMAP ist selbstverständlich auch möglich. Die Oberfläche unterstützt z. B. die Darstellung von Diskussionsfäden/Konversationen in der Nachrichtenanzeige, automatische Antworten, Weiterleitungen, Kontaktgruppen zum schnellen Senden einer E-Mail an eine feste Gruppe von Kontakten, hat einen E-Mail-Sammeldienst für Postfächer bei anderen Anbietern und bietet ausführliche Nachrichtenfilterung auf Basis von Sieve. Weiterhin gibt es vielerlei Einstellmöglichkeiten, um alles den eigenen Bedürfnissen anzupassen.

Die Einrichtung des E-Mail-Postfachs in Thunderbird erfordert lediglich die Angabe der Posteo-Adresse und des Passworts. Da sich Posteo in den Mozilla-Datenbanken für E-Mail-Anbieter befindet, werden die weiteren Server-Einstellungen automatisch ergänzt und man kann das Postfach sofort verwenden.

Die Server-seitigen Nachrichtenfilter können neben der Web-Oberfläche auch über externe Programme angepasst werden (ggf. sollte man sich auf eine Variante bzw. "kompatible" Änderungen beschränken, um Konflikte zu vermeiden). Bei Thunderbird funktioniert dies über das Sieve-Plugin (bei einem aktuellen Thunderbird ist die Entwicklungsversion 0.2.3x notwendig, 0.2.2 funktioniert nicht), welches einen Eintrag zur Anpassung des Filters in den Kontoeinstellungen hinzufügt (Bezeichnung roundcube, sichtbar sobald man in der Web-Oberfläche einen Filter erstellt hat).

Offiziell nicht auf der Posteo-Website erwähnt, aber (nach aktuellem Stand) dennoch möglich: Wie auch bei Google bzw. einem Postfix-Dienst in Standardkonfiguration können z. B. zwecks einfacherem Filtern von Nachrichten beliebig viele "Unteradressen" über eine Adresserweiterung mit dem +-Zeichen verwendet werden. Hierfür wird statt adresse@posteo.de einfach adresse+erweiterung@posteo.de (erweiterung beliebig, solange die Adresse standardkonform bleibt) verwendet. Alle Nachrichten an die Adresse mit Erweiterung werden an adresse@posteo.de zugestellt. Auf die Adresse in der erweiterten Form kann dann in Filterregeln geprüft werden.

Ein weiterer zu nennender Punkt ist, dass man bei Posteo (anders als z. B. bei mailbox.org) keine E-Mails zu eigenen Nicht-Posteo-Domänen empfangen ‒ also den eigenen DNS-MX-Eintrag auf einen Posteo-Server setzen ‒ kann, ausschließlich @posteo.de (@posteo.at, @posteo.eu, …) ist möglich. Dies bindet einen natürlich an Posteo als kostenpflichtigen E-Mail-Dienstleister. Für eine größere Unabhängigkeit ist es eine Möglichkeit, eine andere (bevorzugt deutsche, sonst kann man gleich bei Google bleiben) Adresse als Haupt(empfangs)adresse zu verwenden und die Nachrichten an diese zu Posteo weiterzuleiten. Entweder also über einen Anbieter kostenloser Adressen wie GMX oder über einen Anbieter, bei dem man eine eigene Domäne hat/erwirbt. Diese Variante führt dann jedoch dazu, dass z. B. hinsichtlich einiger Aspekte wie der Server-zu-Server-Verschlüsselungsmaßnahmen (nicht: Ende-zu-Ende) ein weiterer kritischer Punkt auf dem Transportweg der E-Mails hinzukommt und die Verschlüsselungseinstellungen der Posteo-Dienste beim Nachrichtenempfang teilweise ausgehebelt werden. Das Senden von beliebigen Absenderadressen ist hingegen möglich, indem man in den Einstellungen als Identität seine Nicht-Posteo-Absenderadresse einträgt.

Der Spam-Filter von Posteo weist zwei Besonderheiten auf: Zum Einen kann er nicht vom Kunden selbst durch Markieren von Nachrichten als unerwünscht beeinflusst werden sondern wird zentral von Posteo eingestellt. Zum Zweiten wird eine als Spam eingeordnete Nachricht nicht wie bei den meisten anderen Anbietern zum Benutzer durch gelassen und als solche markiert oder in einen Spam-Ordner verschoben, sondern gar nicht erst angenommen. Vorteil hierbei ist, dass der Absender über eine Nachricht zur Fehlermitteillung mitbekommt, dass seine Nachricht den Empfänger nicht erreicht und warum und er ggf. darauf reagieren kann; Nachrichten können also nicht "verloren" gehen. Der Empfänger muss nicht mehr in den Spam-Ordner schauen und wird vom Absender ggf. auf anderem Weg kontaktiert. Dies funktioniert aber eben nur, wenn dies dem Absender möglich ist bzw. er die Ursache für die Spam-Einordnung beheben kann. Meistens dürfte das schneller sein, als die Tage/Wochen/Monate abzuwarten, bis der Empfänger mal wieder seinen Spam-Ordner durchschaut. An dieser Stelle muss man abwägen, ob man das so haben möchte. Zu beachten ist außerdem, dass ein durchschnittlicher E-Mail-Nutzer mit der (englischsprachigen) "Mail delivery failed: returning message to sender"-Nachricht eher wenig anfangen kann, um die Ursache zu beheben.

Seit Kurzem bietet die Posteo-Web-Oberfläche auch die Möglichkeit zur Ende-zu-Ende-Nachrichtenverschlüsselung über PGP und S/MIME. Diese habe ich bisher nicht ausprobiert. Eine in naher Zukunft geplante Funktion scheinen Mailinglisten zu sein (derzeit nur auf Anfrage und noch ohne Verwaltung per Web-Oberfläche; nicht getestet).

2015-02-15: Abschnitt zu Adresserweiterungen hinzugefügt
2015-02-15: Aussage zu möglichen Absendeadressen korrigiert: Hier sind auch fremde Adressen möglich.

Kalender

Der Posteo-Kalender bietet die zu erwartenden Funktionen eines Kalenders. Anfangs war ich etwas skeptisch, denn phasenweise gab es Zeitüberschreitungen beim Erstellen von Terminen und die Web-Oberfläche fror dann ein. Nach einer Nachricht an die Kundenbetreuung scheint es jetzt aber zuverlässig zu funktionieren. Weiterhin bin ich noch auf einen kleineren Fehler beim Erstellen von Terminen gestoßen: Setzt man das Anfangsdatum nach vorne, kann man das Enddatum dennoch nicht vor das ursprüngliche Anfangsdatum setzen. Auch dieser Fehler ist gemeldet, besteht derzeit aber immernoch. Da ich aber jetzt hauptsächlich Thunderbird für den Kalender verwende, bin ich davon ohnehin wenig beeinträchtigt: Mit Hilfe der Erweiterung Lightning können die Posteo-Kalender in Thunderbird als CalDAV-Kalender hinzugefügt werden.

2015-02-19: Ein weiteres Problem gibt es im Umgang mit Tabulatorzeichen: Tabulatoren in einem Termin, der z. B. in Thunderbird erstellt wurde, werden in der Web-Oberfläche nicht als solche, sondern als \t angezeigt. Außerdem gehen Termine mit einem Tabulatorzeichen in einem Feld (entstanden z. B. durch Kopieren und Einfügen von einer Website) beim Speichern verloren. Auch dieser Fehler ist gemeldet.

Im Grundpreis des Posteo-Postfachs sind drei Kalender inbegriffen, für jeden weiteren sind 0,10 € pro Monat Aufpreis erforderlich. Dies ist jedoch nicht all zu tragisch, denn zumindest eine weitere Unterteilung der Termine ist über Kategorien möglich, denen man einen Termin zuordnen kann. Diese Kategorien stellen auch das Hauptmerkmal zur farblichen Unterscheidung von Terminen in der Web-Oberfläche dar: Die einzelnen Kalender sind durch einen dünnen Rahmen farblich unterschieden, wohingegen die Kategorien die Füllfarbe bestimmen. Für einen Google-Benutzer ist das zwar eher ungewohnt, aber grundsätzlich kein großes Problem. Verwendet man den Kalender aber in Thunderbird, so ist die Gewichtung der farblichen Hervorhebung genau anders herum (Füllfarbe entspricht Kalender, kleiner Balken an der Seite entspricht Kategorie).

Der Web-Kalender bietet als Ansichtmöglichkeiten Tag, Woche und Monat. Ein benutzerdefiniertes Zeitintervall für die Anzeige wie bei Google oder Thunderbird gibt es leider nicht. Des Weiteren ist es auch nicht möglich, über das Mausrad den aktuell angezeigten Zeitraum zu wechseln, dies geht nur über einen entsprechenden Knopf in der Benutzeroberfläche. Außerdem empfinde ich die verwendete Schriftgröße (für meinen nicht ganz so großen Bildschirm) als etwas zu groß ausgefallen. Das lässt sich allerdings kurzerhand über die Verkleinerungs-/Vergrößerungsfunktion (Strg + MINUS bzw. Strg + PLUS) meines Browsers beheben.

Bei Posteo können wie bei Google die eigenen Kalender freigegeben werden und fremde Kalender können eingebunden werden: Zur Freigabe gibt es (jederzeit änderbare) URLs für das iCal- und das XML-Format (Atom-Feed). Eine HTML-Ansicht wie bei Google fehlt allerdings. Außerdem ist zu beachten, dass die Kalender nicht in einen Google-Kalender eingebunden werden können. Laut Kundenbetreuung versuche Google hierbei, die gesamte Posteo-Domäne zu crawlen, was man verbiete und weshalb dann die Einbindung fehlschlage. Diese Argumentation kann ich zwar nicht ganz nachvollziehen, aber da dies jetzt für mich keine zentrale Funktion ist, bin ich dem nicht weiter nachgegangen. Externe fremde Kalender können in die Web-Oberfläche im iCal-Format eingebunden werden. Jeder so genannte "Feed" kann dann einer Kalenderkategorie für die Web-Oberfläche zugeordnet werden.

[2015-09-11: Im Vergleich zu Google ist der Atom-Feed leider auf verschiedene Weise für das Informiertwerden über Änderungen am Kalender unbrauchbar, da sich die IDs der Einträge ändern (führt zu Duplikaten im Feedreader), die Zeitstempel nicht der Erstellung, sondern der Anfangszeit eines Termins entsprechen und nur die letzten und nächsten 9 Einträge vom Abrufzeitpunkt aus enthalten sind. Lediglich für ein maschinelles Auslesen für bestimmte andere Zwecke ist der Feed also verwendbar.]

In der Web-Oberfläche können die anzuzeigenden Kalender gefiltert werden. Für die Kalender gibt es dabei die Kombinationsmöglichkeiten alle Kalender, alle Posteo-Kalender und jeweils ein einzelner Posteo-Kalender (hier sind die Möglichkeiten im Vergleich zu Google also eingeschränkt). Die Kategorien können hingegen beliebig miteinander kombiniert angezeigt werden.

Für das Löschen einer größeren Anzahl von Terminen gibt es eine eigene Funktion. Hierbei kann angegeben werden, dass alle Termine oder alle Termine bis zu einem bestimmten Datum oder alle Termine nach einem bestimmten Datum gelöscht werden sollen.

Verwendet man hauptsächlich Thunderbird bzw. andere externe Programme für den Zugriff auf den Kalender, so können die eingebundenen Posteo-Kalender auch für Aufgabenlisten verwendet werden. In Thunderbird können diesen Aufgaben auch Anfangs- und/oder Endzeiten zugewiesen werden, sodass die im Kalenderreiter angezeigte Seitenleiste mit den Aufgaben auf die aktuell relevanten beschränkt werden kann und Aufgaben mit einer Frist in der Vergangenheit rot hervorgehoben werden. Leider unterstützt die Web-Oberfläche die Aufgaben nicht.

Die Kalenderbenachrichtigungen sind zwischen der Web-Oberfläche und externen Programmen wie Thunderbird derzeit nicht kompatibel (man arbeite daran). Die Web-Oberfläche verwendet ausschließlich E-Mails zur Benachrichtigung. Thunderbird verwendet ausschließlich Popups. Eine in Thunderbird erstellte Benachrichtigung wird bei der Terminbearbeitung in der Web-Oberfläche daher ignoriert und umgekehrt (wobei die über die Web-Oberfläche eingestellte E-Mail natürlich trotzdem im E-Mail-Postfach landet).

Der Posteo-Kalender hat auch eine Druck-Funktion. Diese fällt von der Aufbereitung der Kalenderdaten jedoch sehr deutlich hinter der von Google zurück. Aus funktionaler Sicht schafft hier die Druckfunktion von Thunderbird Abhilfe, allerdings kommt sie auch nicht ganz an die Darstellung des Google-Kalenders heran.

Zuletzt sei noch erwähnt, dass bei Posteo an erstellte Termine oder Aufgaben keine Dateien angehängt werden können, was bei Google möglich ist.

2015-02-15: Bemerkung zur Schriftgröße hinzugefügt

2015-05-24: Ein kleineres Problem gibt es noch mit dem Versenden von Termineinladungen. Hier werden Zeilenumbrüche der Terminbeschreibung in der der E-Mail angehängten HTML-Datei fehlerhaft nicht als solche, sondern als Zeichenkombination \n, dargestellt. Die iCal-Datei ist davon nicht beeinträchtigt.

Adressbuch

Posteo bietet ein Adressbuch (inklusive Import- und Exportfunktion), welches sowohl über die Web-Oberfläche als auch über externe Programme per CardDAV zugänglich ist. So kann man es in Thunderbird mit dem Plugin SOGo-Connector verwenden. Außerdem können die Geburtstage der Kontakte mit dem Thunderbird-Plugin ThunderBirthDay im Kalender angezeigt werden.

Das Adressbuch ist global, es gibt nur ein einziges. Daher kann auch nur alles oder nichts in ein externes Programm eingebunden werden. Um das Adressbuch weiter zu unterteilen, besteht sowohl in der Web-Oberfläche als auch lokal in Thunderbird die Möglichkeit, Kontaktgruppen anzulegen. Ein Kontakt kann beliebig vielen Kontaktgruppen zugeordnet werden. Schreibt man eine E-Mail, kann dann die gesamte Kontaktgruppe auf einmal in das Empfängerfeld eingetragen werden. Problem bei der Sache mit den Kontaktgruppen ist, dass sie nicht synchronisiert werden: Die Kontaktgruppen der Posteo-Web-Oberfläche gelangen nicht zu Thunderbird und umgekehrt. Um das Problem zu umgehen, bleibt daher nur anstatt der Kontaktgruppe das Bearbeiten einer E-Mail als neue Nachricht (Thunderbird) bzw. im allgemeinen Fall eine Antwort an alle Empfänger einer bestimmten Nachricht. Im Zweifelsfall kann man auch die Kontaktgruppe nur in der Posteo-Web-Oberfläche führen und die (ggf. wenigen) Nachrichten, bei denen man sie braucht, über die Web-Oberfläche schreiben.

Die Posteo-Web-Oberfläche bietet weiterhin (wie Thunderbird) ein eigenes Adressbuch für gesammelte Adressen, in die jede E-Mail-Adresse eingetragen wird, an die man eine Nachricht sendet. Auch diese können nicht synchronisiert werden.

2015-04-06: Der Export von Kontakten über die Posteo-Web-Oberfläche ist eher unintuitiv. Beim Markieren eines Adressbuchs wird über den Knopf "Exportieren" genau dieses exportiert ‒ so weit, so gut. Markiert man nun einen Kontakt, so wird nicht dieser, sondern weiterhin alle in der "Kontakte"-Spalte angezeigten Kontakte exportiert, denn für den Export relevant ist allein die "Kontakte"-Spalte. Um also einen oder mehrere bestimmte Kontakte zu exportieren, muss man die Kontakte in dieser Spalte über die Suche oder über das Nutzen von Kontaktgruppen einschränken und erst dann exportieren. Bei Google ist der Export intuitiver, außerdem wird zusätzlich zu vCard auch noch CSV als Exportformat unterstützt.

Sonstiges

2015-04-07: Etwas lästig ist noch folgendes kleineres Problem mit der Anmeldung bei der Web-Oberfläche: Wenn man sich über die Posteo-Hauptseite https://posteo.de/ anmeldet, wird man zur Web-Oberfläche weitergeleitet. Bei der Anmeldung wird ein Sitzungs-Cookie gesetzt, welches eine Gültigkeitsdauer bis zum Ende der Browser-Sitzung hat. Schließt man nun aber die Web-Oberfläche und versucht anschließend über die Hauptseite, wieder dorthin zu gelangen, so wird man erneut nach seinen Zugangsdaten gefragt ‒ obwohl man ja eigentlich immernoch angemeldet ist! Erst nach korrekter Eingabe dieser wird einem wieder Zugang gewährt. Abhilfe schaft es nur, den URL der Web-Oberfläche https://posteo.de/webmail/ direkt einzugeben oder ein Lesezeichen im Browser hierauf zu verwenden, denn dann wird die bestehende Anmeldung korrekt erkannt und man erspart sich das erneute Eingeben der Zugangsdaten. Die Kundenbetreuung ist auch über dieses Problem informiert.

Die Gültigkeitsdauer des Cookies beim Nutzer ist aber selbstverständlich unabhängig von der Gültigkeitsdauer der Anmeldung auf Server-Seite, welche letztlich den Zeitraum beschränkt, innerhalb dessen man ohne Neuanmeldung in die Web-Oberfläche kommt. Dieser scheint etwa im Bereich von 30 Minuten zu liegen, wenn man nicht die E-Mail-Ansicht dauerhaft geöffnet und den Rechner laufen lässt.

Kommentare:

  1. Hallo Herr Fiedler, Google hat mich auf diesen Artikel aufmerksam gemacht, als ich nach "posteo Kalender Einladungen" gesucht habe.
    Ich verwende selbst posteo seit gut 3 Monaten und habe das Problem, dass meine Einladungen zu Terminen (erstellt im Android-Kalender) nicht bei den Empfängern ankommen.
    Haben Sie da noch irgendwelche Einstellungen vorgenommen oder hat das bei Ihnen sofort geklappt?

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    1. Da ich derzeit keine Einladungen und auch kein Android verwende, kann ich zu Ihrem Problem wenig sagen. Vermutlich habe ich ohne größere Einstellungen die Posteo- und Thunderbird-Oberfläche genutzt. Falls Sie mit dem Problem weiterkommen, können Sie gerne hier noch einen Kommentar hinterlassen, für den Fall, dass andere Leute auch auf dieses Problem stoßen.

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  2. Der ICS-Import für Kalender funktioniert leider nicht. Die Termine werden völlig fehlerhaft importiert. Auch über Thunderbird geht es nicht, denn der Import schlägt nach einigen hundert Terminen einfach fehl, sodass viele Termine fehlen.

    Das empfinde ich zumindest als sehr ärgerlich, da Posteo mit dem ICS-Import wirbt. Ich kann jetzt meinen existierenden Kalender nicht umziehen - das ist ein NOGO für mich.

    Vielleicht sollten Sie das noch in Ihr Review einbauen.

    Besten Dank und viele Grüße,
    Robert Nitsch

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  3. Hallo Herr Nitsch,
    damit und mit
    - Sperrung des Posteo CalDAV-Ports bei Syncronisierung via Eduroam (durch Eduroam oder bereitstellende Institutionen)
    -
    habe ich mich auch lange herumgeärgert. Mit dem Kalender bin ich jetzt bei GMX. Hier ist der Vorteil, dass Kalendereinträge mit weiteren Teilnehmern (z.B. im Android Mobiltelefon eingegeben) von GMX ausgewertet und an diese Teilnehmer eine Email mit ICS-Anhang versendet wird - super praktisch.

    Momentan untersuche ich gerade warum Inhalte von Kontakteinträgen (ebenfalls über CardDAV zwischen Thunderbird und Android synchronisiert) manchmal teilweise verloren gehen.

    Evtl. muss ich dann doch komplett wechseln obwohl ich den Spamfilter sehr hoch loben muss.

    mit freundlichen Grüßen
    M. Pooch

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